Home » Tin tức & sự kiện » Tổ chức sự kiện thành công cần lựa chọn thời gian như thế nào?

Tổ chức sự kiện thành công cần lựa chọn thời gian như thế nào?

Ngoài yếu tố về mặt địa điểm thuận lợi thì thời gian diễn ra sự kiện cũng là một trong những vấn đề rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công của buổi event. Lựa chọn được thời điểm phù hợp với đại đa số khách mời sẽ tạo điều kiện đảm bảo đủ số lượng và có sự góp mặt đông đủ của những nhân vật then chốt mà sự kiện hướng tới. Vậy câu hỏi đặt ra là bạn cần phải chọn thời gian tổ chức như thế nào để đạt được hiệu quả như mong đợi?

1. Tránh các ngày lễ hội lớn và sự kiện thể thao
Cá nhân hay doanh nghiệp nên tránh tổ chức sự kiện vào những ngày cận kề hay đúng các dịp lễ lớn vì sẽ khiến người tham dự cảm thấy phân vân và không thể góp mặt trong buổi event theo đúng như lịch hẹn. Vào những ngày lễ lớn, họ thường lên kế hoạch cho việc đi du lịch, về quê và nghỉ ngơi ngay từ rất sớm. Vì thế nếu bạn mời họ đến tham gia một sự kiện trong thời điểm này thì rất khó để họ có thể thu xếp mọi công việc và dự định đã đề ra từ trước. Đồng thời, họ sẽ cảm thấy đôi phần khó chịu vì phải đánh đổi kỳ nghỉ lễ đầy thư giãn, thoải mái của mình cho một sự kiện nào đó.

Ngoài ra, các sự kiện thể thao lớn cũng là một trong những lý do khiến khách mời không tham gia sự kiện của bạn. Thực tế cho thấy rằng, cánh mày râu sẽ bị thu hút và chi phối trực tiếp tới quyết định của mình khi các ngày hội thể thao lớn như Olympic, World Cup, Euro đang diễn ra. Thay vì đến chung vui cùng sự kiện thì họ lại chọn ngồi trước màn hình tivi và hòa mình cùng với niềm đam mê thể thao của bản thân. Đây cũng là một vấn đề mà bạn cần phải lưu ý nhé!

2. Tránh các ngày lễ của tôn giáo.

Bạn cũng nên tìm hiểu trước các ngày lễ mang tính chất tôn giáo riêng biệt để không gặp phải vấn đề “ế khách”. Mỗi một tôn giáo sẽ có những ngày lễ lớn rất khác nhau, bắt buộc họ phải tham dự chẳng hạn như: ngày chủ nhật hằng tuần của đạo Thiên Chúa, lễ phục sinh vào tháng 4, lễ các Thánh Thần ngày 1/11, lễ Vu Lan tháng 7, đại lễ Phật Đản,… Ngoài ra, các quy tắc về ăn uống thuần tôn giáo cũng nên được xem xét kỹ lưỡng. Bạn không thể nào mời một người đang ăn chay vào dịp ngày 1 hay rằm tháng 7 đến một sự kiện chiêu đãi toàn các món mặn, chắc chắn bạn sẽ bị từ chối đấy!

3. Thứ bảy là ngày tuyệt vời để tổ chức sự kiện
Trong cả tuần thì thứ bảy chính là thời điểm lý tưởng nhất cho việc diễn ra event. Nếu như đầu tuần đa số mọi người đều khá bận rộn hoàn thành các công việc thì vào buổi chiều tối thứ bảy là lúc mọi người thư giãn với khoảng thời gian ngắn ngủi của mình. Bạn có thể tận dụng thời điểm này để mời họ đến tham dự sự kiện, vừa rất thuận tiện về mặt thời gian vừa giúp họ có thể dành trọn ngày chủ nhật hôm sau để nghỉ ngơi bên cạnh gia đình và bạn bè. Đây luôn là sự lựa chọn hoàn hảo nhất cho việc lên kế hoạch diễn ra sự kiện của bạn.

4. Vài lưu ý đối với các sự kiện kéo dài nhiều ngày
Nếu bạn có dự định tổ chức một sự kiện kéo dài từ 2 – 3 ngày thì nhất định phải quan tâm đến việc lên cho mình một kế hoạch cụ thể và chi tiết nhất. Trong đó phải bao gồm cả vấn đề về nơi ở, dịch vụ ăn uống và phương tiện di chuyển cho khách mời tham dự suốt quá trình sự kiện diễn ra. Đồng thời, bạn phải gửi thông tin rõ ràng về thời gian diễn ra chương trình để họ có thể nắm bắt và thu xếp được công việc cá nhân.

Một cá nhân hay nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp phải nghiên cứu và chọn lựa được thời gian diễn ra để bố trí lịch trình sao cho phù hợp với khách mời và sự kiện của mình. Hy vọng bài viết trên đã chia sẻ và giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về yếu tố thời gian cực kỳ quan trọng trong tổ chức sự kiện.

Lý do tại sao nên chọn Keyteam làm đơn vị tổ chức sự kiện?

  • Keyteam là một trong những công ty tổ chức sự kiện tại Hồ Chí Minh, chuyên làm sự kiện cao cấp,  dành cho công ty, doanh nghiệp. Chúng tôi tự tin và chắc chắn bạn sẽ cảm thấy hài lòng khi chọn Keyteam làm đối tác tổ chức sự kiện cho bạn.
  • Ngoài ra,Keyteam còn là công ty tổ chức teambuilding chuyên nghiệp được nhiều khách hàng trong và ngoài nước tin tưởng giao cho nhiêm vụ, xây dựng chủ đề teambuilding cho doanh nghiệp vào các kì ngoại khóa, nghỉ dưỡng của công ty.
  • Bên cạnh đó là một công ty tổ chức sự kiện thì Keyteam không thể nào thiếu được những sự kiện quan trọng cuối năm như tổ chức tiệc cuối năm, tổ chức tiệc year end party.

Chúng tôi đã làm từng tổ chức những sự kiện lớn trên 1000 người cho những đơn vị lớn như: tổ chức teambuilding tập đoàn Samsung tại Việt Nam, ngân hàng sacombank, ngân hàng vpbank,  công ty dược phẩm sinh học AbbVie, tổ chức year end party cho công ty TNHH Shiseido… và nhiều đơn vị khác, hãy xem thêm những sự kiện Keyteam đã tổ chức tại đây

Bạn đừng ngừng ngại suy nghĩ và tốn nhiều công sức thời gian tìm hiểu tham khảo trên mạng, hãy liên hệ trực tiếp với Keyteam:

  • Chúng tôi sẽ tư vấn và phát thảo chương trình cho bạn hoàn toàn miễn phí.
  • Chi phí chắc chắn bạn sẽ hài lòng.
  •  Chúng tôi đem đến 3 giá trị: sáng tạo, hiệu quả và khách hàng là trung tâm

Địa chỉ: 6/4 đường Nguyễn Văn Thủ, phường Đa Kao, quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: Châu Phạm : 0917.813.818

Điện thoại: 02839.115.808 – 02839.115.809

 Nguồn Keyteam tổng hợp