KINH NGHIỆM TỔ CHỨC TEAM BUILDING THÀNH CÔNG

keyteam
22/03/2024
XU HƯỚNG MỚI

Theo bạn thì những tiêu chí nào để lựa chọn 1 công ty tổ chức Teambuilding chuyên nghiệp & đúng với các yêu cầu mà công ty đề ra từ ban đầu.

Chương Trình không mắc sạn từ khâu chuẩn bị đến thực hiện:

1/ Tất cả những dịch vụ liên quan đến Booking & Chốt số lượng phải được hoàn tất trước 2 ngày chương trình diễn ra.

2/ Các danh sách cần kiểm tra & in ấn : DS theo chuyến bay, DS Xe, DS Phòng , DS Tham dự có mộc công ty, Booking Phòng Nghỉ, Booking Ăn Uống, Booking Tham Quan…

3/ Thời gian set up game Teambuilding & Gala Dinner từ 4-10 tiếng, cần thông báo trước cho Khách Sạn & địa điểm tổ chức

4/ Thống nhất cách nhận phòng với Khách Sạn : Khu vực check in, cách chia chìa khóa theo xe, có thu CMND hay dùng Danh Sách Công ty.

5/ Khu vực bàn ăn tại Nhà Hàng : thông thường sẽ chia là 4 bàn/ xe và xe đầu tiên đến sẽ di chuyển vào khu vực trong cùng của Đoàn, tránh trường hợp khách muốn ngồi đâu thì ngồi sẽ không kiểm tra được số lượng và dẫn đến trường hợp phát sinh bàn ăn. Trong đoàn có trẻ em không? Để chuẩn bị thêm ghế & suất ăn. Đặc biệt với các trường hợp khách ăn chay cũng cần thống kê & báo với nhà hàng trước.

6/ Phương tiện di chuyển xe Universe được xem là chuẩn xe 45 chỗ tốt nhất nhưng giá chỉ chênh lệch so với các loại xe còn lại chừng 1.000.000 – 1.500.000VNĐ. Key Team khuyên khách hàng nên chọn dòng xe này vì chi phí chênh lệch chia theo đầu người chỉ tầm 25.000 – 30.000/ khách nhưng dịch vụ di chuyển lại an tâm vì xe sạch sẽ, mới và an toàn. Hạn chế tình trạng xe cũ bị nằm đường.

7/ Đối với những chương trình có sử dụng phòng họp : vui lòng kiểm tra dịch vụ đã bao gồm và chưa bao gồm của Phòng Họp để chúng ta có thể lường trước & thực hiện booking trước ngày diễn ra sự kiện. Thông thường các vật dụng & trang bị cần kiểm tra trước là:

- Kiểu set up bàn ghế : Lớp Học/ Rạp Hát / Chữ U / Banquet
- Âm Thanh & Ánh Sáng
- Phòng tách biệt hay Phòng được chia bằng partition : Để lường trước phần cách âm
- Hoa / Giấy / Viết / Nước Suối / Flip Chart : kiểm tra số lượng KS cung cấp
- Máy Chiếu/ Màn Chiếu : Màn chân đứng hay màn tự động được set up cố định
- Tea Break : Menu / Thời Gian phục vụ

8/ Chuẩn bị Hộp Y Tế cơ bản các loại thuốc say xe, đau bụng, nhức đầu,….

9/ Quà tặng là phần không thể thiếu trong chương trình : Đóng thùng và phân loại quà cho mỗi hoạt động

10/ Viết 1 emai tổng hợp tất cả Dịch Vụ/ Vật Dụng / Ghi Chú đã được thống nhất trong quá trình trao đổi 2 bên để Khách Hàng & Agency cùng kiểm tra lần cuối trước ngày diễn ra chương trình. Hạn chế tối đa những sai sót & thiếu thông tin.

Đứng trên cương vị người tổ chức bạn sẽ làm gì trong thời gian diễn ra chương trình?

1/ Lên bảng Timeline & To Do List cụ thể để theo dõi các hoạt động xuyên suốt chương trình. Nhìn vào khung giờ khách hàng có thể hình dung công việc cụ thể sắp tới. 2/ Di chuyển đến trước giờ thực hiện 1- 2 giờ để kiểm tra dịch vụ/ vật dụng 1 lần trước khi cho đưa vào sử dụng

Xe Di Chuyển : Số lượng/ chất lượng khi bước lên xe.
Khách Sạn : Khu vực Check In/ Để Hành Lý/ Phòng Nghỉ/ Nhà Hàng/ Hồ Bơi….
Nhà Hàng : Ăn Sáng/ Ăn Trưa / Ăn Tối / Phòng Họp
Mặt bằng & Đạo cụ tổ chức Teamuilding : Mặt bằng sạch và ít nhóm có 1 khoảng bóng mát
Mặt bằng & Đồ Hóa Trang Gala Dinner : Bàn Set up theo sơ đồ, vật dụng theo check list ( Đồ Hóa Trang/ Quà Tặng/ Bằng Khen…)
Ấn phẩm nhận dạng chương trình : Banner/ Backdrop/ Standee : Đã đúng thông tin, Logo, kích thước. Dàn dựng đã kiên cố & đẹp mắt chưa, cần điều chỉnh gấp nếu không đạt yêu cầu.
Âm Thanh Teambuilding đã đủ âm lượng cho group chưa và khoảng cách âm thanh có thể nghe được là bao xa, tránh trường hợp đoàn lớn mà âm thanh quá nhỏ không để truyền đạt thông tin & quản lý tập trung đoàn đông. Trường hợp đoàn trên 300 Khách, rất cần có 1 sân khấu nhỏ để hoạt náo viên đứng phía trên & điều phối các hoạt động được tốt hơn.
Sân Khấu, Âm Thanh Ánh Sáng Gala Dinner : độ hoành tráng & qui mô của một chương trình Gala Dinner được đánh giá 50% vào khu vực sân khấu, ATAS do đó cần kiểm tra kỹ lưỡng & Test nhiều lần.
- Lưu ý : Sàn sân khấu đã sạch có thảm hay không? Sức chứa tối đa được bao nhiêu khách đứng cùng một lúc.
- Âm thanh : không được quá gần với bàn đầu vì thường khu vực bàn Tiệc này của VIP
- Ánh Sáng phải có sự kết hợp cùng khói nóng/ lạnh: để tạo chiều sâu & huyền ảo lung linh cho các tiết mục biểu diễn trên sân khấu.
- Nếu có sự dụng máy chiếu: hạn chế tối đa máy chiều rời & màn chiếu chân chính vì nó vô tình làm xấu đi cái tổng thể khu vực sân khấu. Bởi các lý do sau:
  - Không cố định : dễ bị lệch khung
  - Khách di chuyển qua lại in bóng lên màn hình.

Do đó nên sử dụng màn hình Led/ máy chiếu cố định trên trần cao với màn chiếu lắp sẵn thả từ trên cao xuống. Khi không sử dụng ta có thể off dễ dàng. Không có mục tiêu chúng ta sẽ đi lạc đường đó là điều chắc chắn, do vậy khi bắt đầu chương trình bạn vui lòng hãy gạch đầu dòng ít nhất 3 cái để làm kim chỉ nam châm để tự tin hơn khi bắt đầu chương trình. Bạn có 100 nỗi lo cho chương trình & chúng tôi có đến 101 giải pháp để thực hiện tốt và trôi chảy mọi thứ.

KEYTEAM – POWER OF ONE / TEAM BUILDING & EVENT